Wie funktioniert eigentlich der Upload- und Freischaltungsprozess von Content im Landesportal?

Mit diesem Beitrag gibt Ihnen das Team des Content-Managements der Geschäftsstelle ORCA.nrw einen Einblick in die Stationen, die Lehr-/Lernressourcen durchlaufen, bis sie im Landesportal zu finden sind. Die Bandbreite an digitalen Materialien, die über ORCA hochgeladen werden können, ist ziemlich groß: Eine einzelne Grafik kann genauso Eingang finden wie ein Video oder ein kompletter Online-Kurs. Damit die Veröffentlichung der Materialien reibungslos funktioniert, werden unterschiedliche technische Komponenten benötigt, die nicht alleine von der Geschäftsstelle ORCA.nrw gehostet und weiterentwickelt werden, sondern in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Kooperationspartner*innen. Insbesondere das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) mit einem Repositorium für die dauerhafte Speicherung der Materialien und die Verknüpfung der ORCA-Suche mit dem Suchindex OERSI, sowie das Projekt Educast, das u. a. das Hosting und die Ablage von Videos und Audio-Dateien übernimmt.

Im Folgenden werden wir zur Veranschaulichung der einzelnen Stationen von einem Lehrenden oder einer Lehrenden ausgehen, der oder die ein Video unter einer offenen Lizenz über ORCA.nrw veröffentlichen möchte. Für andere Materialarten kann der Prozess variieren.

Station 1: Contenterstellung bzw. -anpassung

Nehmen wir an, Sie als Lehrende*r haben ein Erklärvideo, das Sie gerne im Landesportal einstellen möchten. Sie erkundigen sich bei der Netzwerkstelle Ihrer Hochschule, ob die Lizenz richtig formuliert ist, und überprüfen, ob Sie bezüglich des hochzuladenden Materials noch Fragen (z. B. zum Zitat- oder Urheberrecht) haben. Hierzu können Sie eine Einschätzung der Rechtsinformationsstelle einholen. Die Netzwerkstelle hat Ihnen für eine bessere Zugänglichkeit den Tipp gegeben, auch Untertitel für das Video zu erstellen. Diese legen Sie im VTT-Format an, da Sie erfahren haben, dass die Untertitel am besten als zusätzliche Datei in diesem Format hochgeladen werden.

Station 2: Metadateneingaben und Upload-Prozess

Aus Ihrer Sicht ist das Material nun zum Hochladen bereit. Sie besuchen das Landesportal und melden sich mit Ihren Hochschulzugangsdaten an, nachdem Sie auf den Button „Anmelden“ unter dem Logo „Shibboleth“ geklickt haben. Nun gehen Sie auf die Seite mit Informationen zum Upload und klicken auf „Upload-Prozess starten“. Dort finden Sie als Erstes die Nutzungsbedingungen, denen Sie zustimmen, um mit dem Prozess fortzufahren. Danach werden Sie gefragt, ob das Material im Rahmen einer Förderung der Digitalen Hochschule NRW entstanden ist. Durch die Antwort auf die Frage, geben Sie uns die Möglichkeit, besser einordnen zu können, ob es Material ist, das bestimmten Förderrichtlinien unterliegt. Bei einer Förderung gibt es einige Auflagen zu beachten, wie zum Beispiel, dass es mehr Pflichtangaben bei den Metadaten gibt. Danach ist eine weitere Angabe zur Art des Materials zu machen, die den Hintergrund hat, dass es zwei verschiedene Speicherorte für Content bei ORCA.nrw gibt. Handelt es sich um eine Audio- oder Videodatei, wird diese im Hintergrund in einem Bereich bei Educast abgelegt und kann nach der Veröffentlichung nicht nur heruntergeladen, eingebettet sowie gestreamt werden. Für alle anderen Dateien, die hinterher zum Download auf ORCA.nrw zur Verfügung stehen, sollte „Datei“ ausgewählt werden, damit diese über eine Schnittstelle direkt in das vom hbz betriebene Repositorium gelangen. Da Sie eine Videodatei haben, entscheiden Sie sich für den Pfad „Audio/Video“ und kommen in einem nächsten Schritt zur Metadateneingabe. Sie sehen, dass es nur einige durch ein Sternchen markierte Pflichtfelder gibt. Da Sie aber Ihr Material möglichst gut auffindbar machen wollen, füllen Sie auch die Felder aus, bei denen die Angaben freiwillig sind.

Durch Ihre Netzwerkstelle haben Sie erfahren, dass die Metadaten nicht frei von ORCA.nrw gewählt wurden, sondern zwecks Standardisierung größtenteils dem Allgemeinen Metadatenprofil für Bildungsressourcen (AMB) entstammen. Durch diese Standardisierung wird eine spätere hohe Verbreitung unterstützt. Bei der Lizenz sehen Sie, dass Ihr Material, wenn es aus keiner Förderung hervorgeht, auch unter eine CC-Lizenz mit den Zusätzen „NC“ (nicht kommerziell) und/oder „ND“ (keine Bearbeitung) gestellt werden kann. Nach der Eingabe klicken Sie auf „Weiter“. Nun können Sie entscheiden, ob Ihr Video nur abgelegt oder auch auffindbar gemacht werden soll. Ersteres sollte ausgewählt werden, wenn das Video später in einen Kurs eingebettet werden und nur im Zusammenhang mit diesem stehen soll. Da Sie das Video als Einzelmaterial hochladen wollen, behalten Sie das Häkchen bei und geben damit an, dass es über den Suchindex indiziert werden soll. Anschließend laden Sie Ihre Video- und Untertiteldatei hoch, dabei werden alle gängigen Formate unterstützt (siehe auch Hinweise von Educast). Der nächste Schritt ist die Überprüfung der Metadaten. Sehen Sie beispielsweise, dass Sie sich vertippt haben oder etwas fehlt, gelangen Sie von dieser Seite zurück auf die Metadateneingabe. Sie können sich in dem Formular zwischen diesen Punkten vor- und zurückbewegen, ohne dass Sie die Datei erneut hochladen müssen. Ist nun alles korrekt, können Sie auf „OK“ klicken. Während des Hochladens wird Ihnen angezeigt, ob alles reibungslos funktioniert. Abschließend erfolgt die Information, dass Sie per E-Mail eine Rückmeldung zum weiteren Prozess erhalten werden. Sie können dann entscheiden, ob Sie eine weitere Ressource hochladen oder zur Seite „Für Lehrende“ zurückkehren möchten.

Station 3: Verarbeitung, Review und Rückmeldung

Nun kommen wir als Content-Management ins Spiel. Unsere Aufgabe ist es an dieser Stelle, die eingegangenen Materialien zu sichten und Sie als Content-Erstellende bei der Bereitstellung der Ressourcen zu unterstützen. In unserem Reviewbereich sehen wir, dass eine neue Ressource eingetroffen ist, und prüfen, ob diese im Rahmen einer Förderung hochgeladen wurde und ob das Video als Einzelmaterial auffindbar gemacht werden soll. Da ORCA.nrw das Bestreben hat, möglichst vielen Nutzer*innen Zugang zu qualitativ hochwertigen Materialien zu ermöglichen, schauen wir uns die Ressource in Hinblick auf Aspekte der Barrierefreiheit an und prüfen allgemein, ob uns etwas auffällt, um ggf. noch Empfehlungen für Anpassungen geben zu können. Denn auch wenn während des Hochladens im Hintergrund die Videos automatisch optimiert werden, kann zum Beispiel etwas mit der Tonspur sein, sodass wir einen entsprechenden Hinweis geben würden. Wir sehen zudem, ob Untertitel mitgegeben wurden und können vergleichen, ob die angegebenen Zeiten mit dem Gesprochenen im Video übereinstimmen. Neben solchen Aspekten sehen wir uns auch die Lizenz(en) an und würden zurückmelden, falls dabei etwas unklar ist. Zum Schluss schauen wir über die Metadaten, die eingegeben wurden. Passen diese zum Material, kann die Freischaltung folgen.

Station 4: Freischaltung, Auffindbarmachung und Darstellung auf der Website

Sowohl für Videos und Audios als auch für alle anderen Dateien gilt, dass wir, das Content-Management, sie aktiv freischalten müssen, damit sie gefunden werden. Diese aktive Freischaltung bewirkt, dass der OER-Suchindex (OERSI) die Ressourcen nachts automatisch erkennt, sie dann auffindbar und damit für die Nutzer*innen sichtbar macht. Sind die Ressourcen samt Metadaten freigeschaltet, prüfen wir am nächsten Tag, ob alle Informationen auf der sogenannten Detailseite, die sich aus den hinterlegten Daten dynamisch generiert, erscheinen und ob der Content reibungslos abrufbar ist. Im Falle des Videos heißt das, dass wir dort die Metadaten sehen, das Video streamen und die Untertitel zuschalten können. Außerdem lässt sich das Video herunterladen. Wenn auch dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen ist, geben wir Ihnen per E-Mail Bescheid, dass Ihr Content nun über OERSI und damit über die Suche von ORCA.nrw auffindbar ist. Dass Sie die Ressource über das Landesportal hochgeladen haben, sehen Sie an dem ORCA-Symbol auf der Suchergebnisseite sowie an dem Design der Detailseite. Die Metadaten, die Sie zum Material eingegeben haben, dienen als Suchstichworte für Ihre Ressource. Haben Sie als Schlagwort im Formular „Erklärvideo“ angegeben, können Sie nun gezielt nach dem Begriff suchen, um Ihr Video zu finden. Um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen, können Sie diverse Suchfilter benutzen.

Und dann?

Wenn Sie sich nun zu Recht fragen, ob die Freischaltung wirklich der letzte Schritt in diesem Prozess ist – natürlich nicht. Gerade bei Open Educational Resources (OER) sind eine Weiternutzung, Anpassungen und eine erneute Zurverfügungstellung ausdrücklich erwünscht. Konzepte zur Pflege und Versionierung von Inhalten sind momentan in der Erarbeitung und werden uns als Content-Management im Besonderen, aber auch die ganze Geschäftsstelle von ORCA.nrw wie auch unsere Kooperationspartner*innen weiterhin sehr beschäftigen. Das Uploadformular, die Suchergebnisdarstellung und das Metadatenkonzept werden zudem stetig erweitert und optimiert. Gerade weil die Komponenten alle stimmig ineinandergreifen müssen, sind dabei passende Konzepte und Sorgfalt die Voraussetzungen für ein gutes Gelingen.

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns unter info-oer@orca.nrw.